Những trường hợp sử dụng hóa đơn có thể bị xử phạt, hộ kinh doanh cần lưu ý

Hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp có thể khiến hộ kinh doanh, người nộp thuế bị xử phạt.

Bộ Tài chính đã ban hành Văn bản hợp nhất số 27/2026/VBHN-NĐ-BTC về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn. Trong đó, nhiều hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ có thể khiến hộ kinh doanh, người nộp thuế bị xử phạt.

Những hóa đơn nào được xác định là không hợp pháp?

Theo Văn bản hợp nhất số 27/2026/VBHN-NĐ-BTC, sử dụng hóa đơn, chứng từ trong các trường hợp sau đây được xác định là hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp:

Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả.

Sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng hoặc đã hết giá trị sử dụng.

Sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được cơ quan thuế cho phép sử dụng theo thông báo.

Sử dụng hóa đơn điện tử chưa đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

Sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Sử dụng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập hóa đơn kể từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Sử dụng hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ được lập trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc này, nhưng cơ quan thuế, cơ quan công an hoặc cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.

Những hành vi bị coi là sử dụng không hợp pháp hóa đơn

Văn bản cũng quy định việc sử dụng hóa đơn, chứng từ trong một số trường hợp được xác định là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ, bao gồm:

Hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định; hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định;

Hóa đơn, chứng từ khống (hoá đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hoá, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ); hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả;

Hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn;

Hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác;

Hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra;

Hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ.

Có thể bị phạt tiền theo số tiền thuế vi phạm

Theo quy định, hình thức xử phạt chính đối với vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn gồm cảnh cáo và phạt tiền.

Phạt cảnh cáo được áp dụng đối với hành vi vi phạm thủ tục thuế, hóa đơn không nghiêm trọng, có tình tiết giảm nhẹ và thuộc trường hợp được áp dụng hình thức cảnh cáo theo quy định.

Đối với hình thức phạt tiền, mức phạt tối đa đối với một hành vi vi phạm hành chính về thủ tục thuế và hóa đơn được thực hiện theo quy định của pháp luật về xử lý vi phạm hành chính.

Đáng chú ý, hành vi khai sai dẫn đến thiếu số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn cao hơn quy định có thể bị phạt bằng 20% số tiền thuế thiếu hoặc số tiền thuế đã được miễn, giảm, hoàn cao hơn quy định.

Đối với hành vi trốn thuế, mức phạt có thể từ 1 đến 3 lần số tiền thuế trốn.

Một số hành vi vi phạm còn có mức phạt tiền tương ứng với số tiền không trích vào tài khoản của ngân sách nhà nước theo quy định.

Hộ kinh doanh và người nộp thuế cần chủ động kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi sử dụng. Việc sử dụng hóa đơn không đúng quy định có thể dẫn đến nguy cơ bị xử phạt hành chính.